Existen algunos momentos que nos van definiendo en la vida y nos marcan para siempre, hoy me gustaría platicarte una experiencia que tuve en los primeros años de mi carrera profesional. Podría ser considerado como historia de terror o una anécdota de lo que nos sucede muy a menudo en la profesión.
En una de mis primeras asignaciones me tocó la suerte de atender un requerimiento ante hacienda, un procedimiento nada complicado, preparar la información, balanzas, auxiliares, algunas integraciones, nada complicado, que podría salir mal.
Revisé el requerimiento y me presenté en la compañía, pedí acceso al sistema y la respuesta fue.
-Aquí tienes los respaldos de la información, puedes usar esa máquina, restaura la contabilidad y ahí está toda la información.
Me dispuse a cargar la información al sistema y sorpresa, los archivos eran demasiado viejos, el sistema no podía leer una versión tan antigua. Acto seguido me comunique con la empresa del software para solicitar la recuperación y fue ahí donde comenzó la historia de terror.
-Discúlpenos joven, en nuestras bitácoras tenemos registrado que hablamos con la compañía para informarles que se realizaría la actualización de nuestro sistema, por lo que era necesario realizar un pago adicional para que pudiéramos transferir toda la información histórica a la nueva versión, pero jamás recibimos respuesta. Nosotros ya no podemos recuperar esa información.
Ninguna persona tenía idea de esta situación, existían archivos en Excel desperdigados, pero nada que me ayudara a recuperar la información o poder presentar lo que me estaban solicitando. De inmediato pedí la información al archivo muerto, la cual llego después de varios días, porque estaba en un lugar muy alejado.
Al llegar todas las cajas y revisar la información, quedé en shock al revisar cada uno de los papeles que integraban la contabilidad, lo único que pude decir fue ¿quién realizo esta contabilidad? la historia que me contaron fue la siguiente.
La contabilidad la llevaba un contador que le decían “El viejito”, era una persona muy dedicada. Todas las mañanas llegaba muy temprano a la oficina preparaba su café y se sentaba a trabajar. Una persona con mucho porte, delgado, vestía trajes muy sobrios y siempre con chaleco. Cuando trabaja se ponía unas mangas de plástico para no ensuciar su camisa, en la solapa llevaba un juego de plumas plateadas que jamás se desprendía de ellas porque se las había regalado su esposa. Siempre tenía la información que se le solicitaba y te daba detalles de porque se había realizado la operación. La contabilidad que estás viendo, fue la última contabilidad que hizo “El viejito”, antes de jubilarse.
Recibí alrededor de unas 24 carpetas, cada una de ellas perfectamente rotuladas, con un índice al inicio de cada una de ellas. Un pequeño informe con las operaciones más relevantes del mes, así como Estados financieros, balanzas, auxiliares, pólizas con soporte, y la información más importante con una cubierta plástica. La información casi te podía hablar. Cada uno de los registros contables, estaban muy detallados, de lo bien estructurado que tenía su contabilidad. Las cedulas de trabajo contaban con un alto nivel de detalle. Todos los papeles de trabajo incluían pequeñas notas, de las juntas que había tenido con los responsables donde comentaba de donde venía la información y porque se había realizado cualquier asiento.
Solo te puedo decir que toda la información la pude volver a recrear únicamente con los papeles impresos, gracias a que la información contenía datos precisos de las operaciones y todas las transacciones estaban correctamente soportadas.
Eso me dio una gran lección de vida y es “Deja la información, como te gustaría recibirla”. Desde esa fecha he tenidos la precaución de siempre tener una contabilidad tan impecable como sea posible, así como de soportar todas las operaciones para que en algún momento mi yo del futuro pueda decir. “Qué bueno, que toda la información está en el lugar correcto”. Y la persona que tenga que leer la contabilidad pueda fácilmente leerla, sin mencionar que ahora tengo un plan de recuperación de información para evitar cualquier susto.
Todas las personas que han trabajado conmigo, llevan indirectamente la escuela del “El Viejito”, un contador que me enseñó a trabajar sin que yo hubiera trabajado con él.
Contáctanos, podemos ayudarte en tus procesos contables.